外贸行业助理的职责通常涵盖客户沟通、订单处理、单证制作、物流跟踪等多个方面，以下是具体介绍：
客户开发与沟通
- 市场调研协助：协助外贸业务员进行市场调研，收集目标市场的行业信息、竞争对手资料、潜在客户名单等，为业务拓展提供数据支持。
- 客户联系：通过邮件、电话、社交媒体等渠道与潜在客户进行初步沟通，回复客户的咨询和询价，介绍公司产品或服务，建立初步联系，筛选出有价值的潜在客户。
- 客户关系维护：协助维护与现有客户的良好关系，定期回访客户，了解客户使用产品或服务的情况，收集客户反馈和意见，及时处理客户投诉，提高客户满意度和忠诚度。
订单处理
- 订单跟进：负责订单从下单到出货的全过程跟进，协调公司内部各部门，确保订单按时、按质、按量完成。及时向客户反馈订单生产进度，解答客户关于订单的疑问。
- 合同管理：协助起草、审核和签订外贸合同，确保合同条款清晰、准确、合法，保护公司利益。整理和归档合同文件，建立合同台账，跟踪合同执行情况，及时提醒相关人员处理合同中的重要事项。
- 样品管理：根据客户需求，安排样品的制作、包装和发送。跟踪样品物流信息，确保客户及时收到样品，并收集客户对样品的反馈意见。
单证制作与管理
- 单证制作：根据订单和客户要求，制作各种外贸单证，如商业发票、装箱单、提单、报关单、产地证等。确保单证内容准确、完整、规范，符合国际贸易惯例和相关国家的法律法规。
- 单证审核：对制作好的单证进行仔细审核，核对单证之间的一致性和准确性，避免出现单证不符的情况导致结汇风险。同时，配合财务部门进行单证的核对和结算工作。
- 单证归档：将所有单证进行分类整理和归档，建立完善的单证档案管理系统，方便查询和追溯。按照规定的保存期限保存单证，以备海关、税务等部门的检查。
物流与货代协调
- 货代选择与沟通：协助选择合适的货代公司，建立良好的合作关系。与货代保持密切沟通，及时了解物流市场动态和运价信息，为公司选择最优的物流方案。
- 订舱与运输安排：根据订单交货期和客户要求，向货代订舱，安排货物的运输事宜。提供准确的货物信息和运输要求，确保货物按时装船或装机出运。跟踪货物运输状态，及时获取运输途中的相关信息，如船期延误、航班变更等，及时通知客户和公司内部相关人员。
- 清关协助：协助货代和客户完成货物的清关手续，提供必要的清关文件和资料，解答清关过程中遇到的问题。确保货物顺利通关，避免因清关问题导致货物滞留或延误。
其他工作
- 数据统计与分析：负责收集、整理和分析外贸业务数据，如销售数据、客户数据、市场数据等。制作各类业务报表，为公司管理层提供决策支持。
- 资料整理与翻译：整理和翻译外贸业务相关的文件和资料，包括产品说明书、技术资料、商务合同等。确保翻译内容准确、专业，符合行业规范。
- 展会协助：协助筹备和参加国内外各类外贸展会，负责展会的展位布置、展品准备、客户接待等工作。收集展会期间的客户信息和市场动态，为公司拓展业务提供机会。