外贸信函一般由以下几个部分组成：
信头（Heading）
- 发信人信息：包括发信人的公司名称、详细地址、电话号码、传真号码、电子邮箱地址等。其作用是让收信人清楚知道信件来自何处，方便对方回复或联系。
- 日期：写信的具体年月日，一般写在信头的下方或信的右上角。明确的日期有助于双方对信件的时间顺序进行梳理，也方便在需要时作为参考依据。
信内地址（InsideAddress）
- 收信人信息：包含收信人的姓名、职务、公司名称、地址等。准确的信内地址能确保信件准确无误地送达收件人手中，同时也体现了对收信人的尊重。
称呼（Salutation）
- 礼貌问候：根据收信人的身份和与对方的熟悉程度，使用恰当的称呼，如“DearMr./Ms./Mrs.+姓氏”或“DearSir/Madam”等。合适的称呼能营造出友好、专业的沟通氛围，为信件的内容奠定良好的基调。
正文（Body）
- 开头部分：通常会开门见山地说明写信的目的，如询价、报价、投诉、回复等，让收信人迅速了解信件的主要内容。
- 中间部分：是信函的核心内容，需要详细阐述具体事项，如产品规格、价格条款、交货时间、包装要求等。内容应条理清晰、逻辑连贯、语言简洁明了，避免使用过于复杂或生僻的词汇和句子。
- 结尾部分：一般会对正文内容进行总结或再次强调重点，同时表达期望对方采取的行动，如期待对方回复、下单、解决问题等，还可以适当表达感谢或祝福的话语。
结束语（ComplimentaryClose）
- 礼貌结束语：常用的有“Yourssincerely”“Yoursfaithfully”“Bestregards”“Kindregards”等，放在正文下方，用于表示礼貌和尊重，是信件结尾的一种固定表达方式。
签名（Signature）
- 手写签名和打印签名：手写签名一般用蓝色或黑色墨水笔签署，位于结束语下方。同时，还应在手写签名下方打印发信人的姓名、职务等信息，以便收信人清楚知道发信人的身份。
附件（Enclosure）
- 相关文件或资料：如果有需要随信附上的文件，如报价单、订单、合同草案、产品目录、图片等，应在信的左下角注明“Encl.”或“Enclosure”，并列出附件的名称和数量。
抄送（CarbonCopy，简称CC）
- 其他收件人信息：如果信件还需要抄送给其他相关人员，应在信的结尾处注明抄送人的姓名、地址等信息。抄送的目的是让相关人员了解信件的内容，但并不要求他们直接回复或采取行动。
附言（Postscript，简称PS）
- 补充内容：一般用于补充一些在正文中遗漏或需要特别强调的内容，但应尽量避免过多使用，以免使信件显得杂乱无章。