工厂取消外贸订单，通常需要视订单所处的不同阶段，采取不同的方法和流程，具体如下：
订单未生产阶段
- 协商沟通：与客户取得联系，通过邮件、电话或视频会议等方式，询问客户取消订单的意向和原因。如果是客户方面的问题，如市场变化、资金问题等，尝试协商解决方案，看是否可以调整订单的条款，如交货时间、产品规格、价格等，以避免订单取消。若经过沟通，确定要取消订单，需明确双方的责任和义务，如是否退还定金等。
- 确认取消：向客户发送正式的订单取消确认函，明确订单编号、产品信息、取消原因等内容，并要求客户签字盖章确认。将确认函作为重要文件留存，以备后续可能的查询或纠纷处理。
- 内部通知：将订单取消的消息及时传达给工厂内部的各个相关部门，如销售部、采购部、生产计划部等，确保各部门知晓并停止与该订单相关的准备工作。
订单生产中阶段
- 停止生产：第一时间通知生产部门停止该订单的生产，避免造成更多的损失。对已经完成的半成品或成品进行清点和记录，统计已产生的成本。
- 与客户协商：向客户说明订单已经生产的进度和现状，提供相关的证据，如生产照片、进度报告等。与客户协商解决方案，如客户是否愿意接收部分已生产的货物，或者是否能够分担一部分生产成本。
- 评估损失：会同财务、采购等部门，对因订单取消可能造成的损失进行详细评估，包括原材料采购成本、已投入的人工成本、设备折旧等。根据评估结果，与客户协商赔偿事宜，明确双方应承担的损失比例。
订单已发货阶段
- 货物召回：如果货物已经发运但尚未到达客户手中，应尽快联系物流公司，尝试召回货物。向物流公司提供订单号、物流单号、发货和收货信息等，说明召回原因，请求其协助拦截货物。
- 与客户沟通：及时告知客户货物召回的情况，并说明取消订单的后续处理方式，如退款、重新安排发货等。如果召回货物不可行，与客户协商在目的地进行退货处理，明确退货的费用承担、退货流程等细节。
- 办理相关手续：根据货物的实际情况和运输方式，办理相应的退货或退运手续。如涉及海关报关，需要准备好原出口报关单、退运协议、发票、装箱单等相关文件，向海关申报退运。