外贸单证员主要负责处理国际贸易中涉及的各种单证，以确保货物顺利进出口，收汇安全。以下是其主要工作职责：
单证制作
- 合同与订单处理：根据买卖双方达成的协议，制作销售合同或订单，明确货物的名称、规格、数量、价格、交货期、付款方式等关键条款。确保合同条款清晰、准确，避免任何歧义，以保障双方的权益。
- 商业发票制作：商业发票是出口商向进口商开具的发货价目清单，是买卖双方记账的依据，也是进出口报关交税的总说明。单证员需要准确填写发票号码、日期、买卖双方信息、货物描述、数量、单价、总价等内容，发票内容应与合同和实际出货情况一致。
- 装箱单编制：装箱单主要用于说明货物的包装情况，包括每个包装件内装货物的详细清单、毛重、净重、体积等信息。它是海关查验货物和进口商核对货物的重要依据，单证员要根据货物的实际包装情况准确编制，以便于货物的清点和运输安排。
单证审核
- 审核信用证：如果交易采用信用证付款方式，单证员需要仔细审核信用证条款。检查信用证的金额、有效期、装运期、交单期等是否与合同一致，条款是否存在软条款或不合理要求，如发现问题，及时与进口商沟通修改，以确保出口商能够安全收汇。
- 单据一致性审核：在制作和收集各种单证的过程中，单证员要确保所有单证之间的内容相互一致，即 “单单相符”。例如，商业发票、装箱单、提单、保险单等单据上的货物描述、数量、运输标志等信息必须完全相同，避免出现矛盾或不一致的情况，以免给货物通关和收汇带来麻烦。
单证交付与管理
- 交单：在货物出运后，单证员要按照合同或信用证的要求，在规定的时间内将全套单证交付给银行或直接交给进口商。交单时要确保单证的完整性和准确性，按照银行的要求进行整理和装订，并填写相关的交单申请表格。
- 归档：完成交单后，单证员需要将所有的单证副本及相关文件进行整理归档。这些档案不仅是企业业务记录的重要组成部分，也是日后查询、审计和处理可能出现的贸易纠纷的重要依据。
与其他部门协作
- 与业务部门沟通：了解订单的执行情况和客户的特殊要求，及时获取制作单证所需的信息。对于业务部门提出的关于单证方面的问题，给予专业的解答和建议，协助业务部门顺利完成交易。
- 与货代和报关行合作：向货代提供准确的货物信息和单证，安排货物的运输和订舱事宜。与报关行密切配合，提供报关所需的各种单证，确保货物能够顺利通关。及时了解货物的运输状态和报关进度，以便及时调整单证的交付时间和方式。