外贸助理主要是协助外贸业务人员完成一系列与对外贸易相关的工作，其职责涵盖客户沟通、订单处理、单证制作、物流跟进等多个方面，以下是具体介绍：
客户开发与维护
- 市场调研：协助业务人员收集目标市场信息，包括行业动态、竞争对手情况、潜在客户信息等，为业务拓展提供数据支持。
- 客户联系：通过邮件、电话、社交媒体等渠道与潜在客户进行初步沟通，发送公司产品资料、报价单等，回复客户的咨询和询价，建立初步联系。
- 客户关系维护：协助业务人员对已有客户进行定期回访，了解客户使用产品的情况，收集客户反馈和意见，及时解决客户问题，提高客户满意度和忠诚度。
订单处理
- 订单跟进：负责接收客户订单，与业务人员核对订单信息，包括产品规格、数量、价格、交货期等，确保订单信息准确无误。在订单生产过程中，与生产部门保持密切沟通，及时了解生产进度，协调解决生产过程中出现的问题，确保订单按时完成。
- 合同管理：协助起草、审核和签订外贸合同，确保合同条款符合双方利益，条款清晰、明确，具有可操作性。对已签订的合同进行编号、归档，建立合同台账，跟踪合同执行情况，及时提醒相关人员履行合同义务。
单证制作与审核
- 单证制作：根据订单和合同要求，制作各种外贸单证，如商业发票、装箱单、提单、报关单、产地证等，确保单证内容准确、完整、规范。
- 单证审核：对制作好的单证进行仔细审核，检查单证之间的一致性，如发票与装箱单的货物描述、数量、金额是否一致，提单与报关单的信息是否相符等，避免因单证问题导致货物无法顺利通关或结汇。
物流与货代协调
- 货代选择与沟通：协助业务人员选择合适的货代公司，与货代沟通运输需求，包括货物的起运港、目的港、运输方式、运输时间等，获取货代报价，选择性价比高的货代服务。
- 物流跟踪：负责跟踪货物的运输状态，及时向业务人员和客户反馈货物的发货时间、预计到达时间、运输途中的异常情况等，确保货物能够安全、及时到达目的地。
其他工作
- 资料整理与归档：负责整理和归档外贸业务相关的文件和资料，如客户资料、订单文件、单证副本等，建立完善的档案管理系统，方便查询和使用。
- 数据统计与分析：协助业务人员进行外贸数据的统计和分析，如销售额、销售量、利润率、市场占有率等，为业务决策提供数据依据。
- 会议组织与翻译：协助组织外贸业务相关的会议，包括预订会议室、准备会议资料、通知参会人员等。在与国外客户或合作伙伴进行商务洽谈、会议交流时，提供口译或笔译服务，确保沟通顺畅。