外贸公司退税涉及的文件有很多，以下是一些主要的文件：
基本退税申报文件
- 出口货物报关单：由海关出具，是货物出口的法定凭证，上面记录了出口货物的详细信息，如货物名称、数量、价值、贸易方式等，是外贸公司申请退税的重要依据。
- 增值税专用发票：外贸企业购进出口货物时，从供应商处取得的增值税专用发票，用于证明货物的购进成本和已缴纳的增值税额，是计算退税金额的关键文件。
- 出口发票：外贸公司开具给国外客户的销售发票，用于确认出口货物的销售金额和交易情况，也是退税申报的必要文件之一。
- 收汇凭证：包括银行收汇水单等，用于证明外贸公司已经收到了出口货物的货款，确保交易的真实性和资金流的正常流转。对于一些特殊的贸易方式或情况，可能还需要提供其他相关的收汇证明材料。
备案单证文件
- 出口合同：外贸公司与国外客户签订的销售合同，明确了双方的权利和义务，包括货物的规格、价格、交货期等条款，是证明出口业务真实性的重要文件。
- 运输单据：如海运提单、航空运单、铁路运单等，用于证明货物的运输情况和交付过程，显示货物的起运地、目的地、运输方式等信息。
- 装箱单：详细记录了出口货物的包装情况，包括每个包装内货物的数量、重量、尺码等信息，有助于海关和税务机关核实货物的实际情况。
其他辅助文件
- 代理出口证明：如果外贸公司是代理其他企业出口货物，需要提供代理出口协议以及委托方所在地税务机关开具的代理出口货物证明。
- 税收（出口货物专用）缴款书：对于部分需要缴纳消费税的出口货物，还需要提供税收（出口货物专用）缴款书或出口货物完税分割单，以证明货物在国内生产或流通环节已缴纳了相应的税款。
- 出口许可证：对于国家规定需要办理出口许可证的货物，外贸公司必须提供有效的出口许可证，以证明出口行为的合法性。
此外，国家税务总局公告2025年第3号中提到，以跨境电商出口海外仓方式出口货物的外贸企业，除了遵循上述一般规定外，还有一些特殊文件要求。如无法取得出口合同的，可选择使用海外仓订仓单、自营海外仓所有权文件、租赁海外仓租赁协议或其他可佐证海外仓使用的相关资料等进行单证备案，还应将销售记账凭证、销售明细账等可以佐证货物已实现销售的资料，作为出口退（免）税备案单证。