外贸调度员主要负责协调和管理外贸业务中货物运输、生产进度等多方面的工作，确保外贸交易顺利进行。以下从货物运输调度、生产与供应协调、沟通与信息传递、异常情况处理等方面具体介绍：
- 货物运输调度
- 运输计划制定：根据外贸订单的交货日期、货物数量及目的地等信息，制定详细的货物运输计划。选择合适的运输方式（海运、空运、陆运等）和运输路线，确保货物能按时、安全送达。比如，对于大批量且交货期不紧急的货物，可能优先选择海运；而对于高价值、急需的货物，可能会选择空运。
- 运输资源安排：与货代、船公司、航空公司等运输服务提供商联系，预订舱位、安排运输车辆等运输资源。在旺季时，提前预订舱位尤为重要，以避免因舱位紧张导致货物积压。
- 运输跟踪与监控：在货物运输过程中，持续跟踪货物动态，及时了解货物的位置、运输状态等信息。如通过物流跟踪系统，实时掌握货物是否按时起航、中转情况以及预计到达时间等，以便及时发现潜在问题。
- 生产与供应协调
- 生产进度跟进：与生产部门密切沟通，了解订单产品的生产进度。确保生产计划与运输计划相匹配，避免出现生产延误导致货物无法按时交付，或生产过早造成库存积压增加成本的情况。若生产过程中出现原材料短缺、设备故障等可能影响进度的问题，及时协调解决。
- 库存管理：监控原材料和成品的库存水平，根据订单需求和生产进度，合理安排库存补充和调配。既要保证有足够的货物满足订单发货，又要防止库存过多占用资金和仓储空间。例如，根据过往销售数据和市场预测，提前做好库存规划。
- 供应商协调：与原材料供应商和产品供应商保持良好沟通，确保原材料按时供应，以及产品的质量和交付时间符合订单要求。若供应商出现供应问题，及时寻找替代供应商或协商解决方案，保证生产和供货的连续性。
- 沟通与信息传递
- 内部沟通：作为连接销售、生产、采购等多个部门的桥梁，及时向各部门传达订单相关信息、运输安排以及客户需求等。组织跨部门会议，协调解决部门间的合作问题，确保各部门在业务操作上协同一致。例如，将客户对产品包装的特殊要求传达给生产部门，将生产进度反馈给销售部门以便及时告知客户。
- 外部沟通：与国外客户、货代、报关行、检验检疫机构等外部机构保持密切联系。及时向客户反馈货物的生产进度、运输情况等信息，解答客户疑问；与货代、报关行等沟通运输细节、报关文件准备等事宜；配合检验检疫机构完成货物的检验检疫工作，确保货物顺利通关。
- 异常情况处理
- 突发事件应对：当遇到如恶劣天气、运输工具故障、海关查验异常等突发事件时，迅速启动应急预案。例如，因恶劣天气导致航班延误或船舶晚点，及时与客户沟通解释情况，并调整运输计划，如更改运输方式或重新安排交货时间，将损失和对客户的影响降到最低。
- 纠纷处理：如果出现货物损坏、丢失、交付延迟等引起的贸易纠纷，协助相关部门进行调查和处理。收集证据，与责任方协商赔偿事宜，维护公司的利益。同时，总结经验教训，完善流程和措施，避免类似纠纷再次发生。